MÉTODOS DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

Eu posso não ter 100% do controle sobre o que acontece, mas eu posso controlar como eu vou reagir ao que me acontece.

Este é um conceito de Steven Covey nos 7 hábitos das pessoas altamente eficazes e faz todo sentido no 6º Programa MENTALIDADE PROTAGONISTA, comandado por Paola Tucunduva.

Paola traz um combinado de metodologias para que você, empreendedor, tenha melhores condições de solucionar  problemas e criar uma rotina de trabalho mais fluida sem a sensação de ter de apagar incêndio a todo momento.

Com base em sua experiência e know-how, para ela, o que gera a solução definitiva de um problema é um trabalho com planejamento envolvendo a equipe e as ferramentas certas. Quando se resolve um problema no âmbito do óbvio, esse problema é resolvido numa superfície rasa, não é possível descobrir a verdadeira causa do problema e é por isso que ele volta a aparecer. Assim como a aspirina soluciona a febre mas não resolve a doença, é necessário encontrar a causa para que o problema não volte a acontecer.

Mas por onde eu começo a diagnosticar o meu problema?

Primeiro de tudo é preciso saber quais são os fatores críticos de sucesso, entender o que é capaz de me levar a alcançar o objetivo e a meta que eu tenho na minha empresa. Com isso é preciso ter em mãos indicadores monitorados que mostram o que está caminhando bem e o que não está e, a partir disso, esses resultados me darão sinais.

Os sinais podem ser positivos, podem significar oportunidades e avanços nos resultados, como também podem ser negativos, surgindo o problema.

1. Identifique o problema

Identificar o problema é o primeiro passo. O primeiro ajuste depois que um indicador nos mostra resultados negativos parece óbvio, mas deve ser feito da forma correta. A síntese do problema deve ser objetiva e precisa, não dando margem às suposições. Busque detalhes através dos indicadores e crave com exatidão o problema que acontece na sua empresa.

2. Analise o fenômeno

Analisar o fenômeno do problema é necessário para evitar cair nas armadilhas comuns como:

  • tomar decisões precipitadas,
  • acreditar que já se tem consciência do problema e partir para a ação,
  • especular a respeito da causa,
  • recorrer a ações interinas de maneira permanente (gambiarras),
  • usar inadequadamente a informação disponível ou não usá-la.

3. Analise a causa identificando a raiz do problema

Não pense apenas em solucionar os sintomas mas se aprofunde no que pode ser melhorado e terá a causa muito clara para que seja resolvida. Busque fontes de informação e criatividade ouvindo pessoas envolvidas, colaboradores, clientes, fazendo reuniões. Muitas vezes a solução está quando você consegue sair da empresa, do problema.

O plano de ação é importante para garantir que um desejo futuro se materialize através das ações concretas, além disso, acompanhar a realização efetiva das ações que levam aos resultados esperados é de suma importância para não deixar que as ações iniciadas no passado caiam no esquecimento.

Como construir um plano de ação?

1. Divida seu Plano de Ação em PARTES (atividades) de um mesmo ASSUNTO.

2. Construa um plano TRIMESTRAL e realize acompanhamentos SEMANAIS (utilize o formato de CRONOGRAMA).

3. Priorize as ações que necessitam de maior ATENÇÃO.

4. Aponte um RESPONSÁVEL para cada AÇÃO.

5. Em cada revisão mensal ADICIONE NOVAS AÇÕES de acordo com a necessidade (oportunidade ou problema) e REVISE PRAZOS de ações que não foram realizadas no tempo planejado

6. Após um trimestre FAÇA uma REVISÃO para verificar se todas as ações foram realizadas.

7. Então CONSTRUA outro plano de ação para o PRÓXIMO TRIMESTRE (que pode conter ações antigas não terminadas).

Agora você tem: os indicadores de desempenho, as informações da análise de causa e efeito e a solução eficaz do problema.

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Parte desse conteúdo será compartilhado todas as quintas-feiras GRATUITAMENTE para todos que se interessem pelo tema nos seguintes meios:

  • Blog – Mentalidade Empreendedora (Aqui mesmo)
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